“Quando il gioco si fà duro, i duri iniziano a giocare” posso solo pensare a questo detto quando ripenso al momento in cui ho dovuto decidere le sorti dell’evento annuale che organizzo da 6 anni: il DPE  (Digital Publishing Explorers).
Non è stata una decisione facile perchè non si capiva, inizialmente, quanto sarebbe durata l’emergenza sanitaria ed un errore di valutazione avrebbe voluto dire fallire nella scelta e rischiare di compromettere ogni sforzo pregresso e futuro in merito all’evento.
La prima cosa da fare era contattare tutte le figure coinvolte nell’organizzazione dell’evento Live:  Speaker, sponsor e partner e verificare la loro disponibilità a cambiare completamente il format dell’evento da Live a Online.
Fortunatamente, i professionisti con i quali collaboro alla realizzazione dell’evento, sanno quanto impegno e quanta passione metto ogni anno alla realizzazione di questa giornata e mi hanno immediatamente supportato. Anche gli sponsor, che si sono visti privati dello spazio fisico espositivo previsto in Bicocca, dove avrebbe dovuto  svolgersi l’evento, dopo un primo momento di smarrimento, mi hanno assecondato.

E così sono ripartita, con tutta l’energia che mi contraddistingue, a testa bassa, ma con mille dubbi per tutti gli aspetti che avrei dovuto valutare, affrontare e risolvere strada facendo.

Una volta presa la decisione, non si poteva più tornare indietro!!!

Il mio primo pensiero è andato alle persone già iscritte all’evento, i professionisti che  ogni anno partecipano all’evento e che vedono in esso l’opportunità unica di spingere lo sguardo avanti, nelle novità che stanno  per arrivare e che prontamente cerchiamo di mostrare in modo concreto ed efficace a chi partecipa, per offrire un’occasione di aggiornamento a quel pubblico che, a sua volta, si occupa di fornire idee e strategie ai propri clienti.
I creativi, spesso non  trovano il tempo per aggiornarsi ed il DPE è l’occasione per fare una  sosta di 1  giorno e  lasciarsi “bombardare”  da suggerimenti e novità che possono spendere nel loro  settore  nel più breve  tempo possibile.
Ed eccomi quindi alle prese con un video dove, imbarazzatissima, parlo davanti  alla telecamera per  annunciare la decisione presa.
Uno sforzo incredibile, che ho affrontato perchè non potevo evitare di dirlo “guardandoli tutti in faccia”.
Tutto stava  per cambiare, avrebbero accettato  la mia scelta?
Pima cosa, metterci la faccia! Anche se la mia è un pò “impacciata” ????????
Ecco il  video in  cui mi sono presentata con  la novità: il DPE 2020 sarebbe diventato un evento online!

Con mia grande sorpresa, il  risultato è stato incredibilmente  positivo, ho ricevuto tantissimi messaggi di approvazione e sostegno.
Messaggi che mi  hanno dato una carica incredibile per iniziare il grande lavoro che mi aspettava.
Così  ho registrato un video di ringraziamento che potete vedere qui sotto.

Trasformare il  DPE in un nuovo format completamente digitale.
Prima di tutto ho analizzato e pianificato tutti gli elementi positivi di questa situazione:

• Niente più limiti temporali,  potevo aggiungere nuovi contenuti senza limiti di tempo. Non dovevo rilasciare i contenuti solo nel corso di 1 giornata.
• Tutti gli iscritti avrebbero potuto seguire  tutte le sessioni che in  origine si sarebbero svolte in 2 sale parallele ed  in contemporanea.

Gli aspetti negativi:

• Nessuna possibilità di interagire con gli speaker e fra i partecipanti.
• Niente consegna dei gadget

Perchè no? Ho pensato.
Come avrei potuto mantenere la possibilità di  parlare con gli speaker e fra i partecipanti?
Il brainstorming con alcuni colleghi di una community di cui faccio parte ha giocato un ruolo importante.
Oltre a rassicurarmi su alcuni  dubbi, sono nate delle idee che sono sembrate percorribili: realizzare una LIVE con Zoom alla fine di ogni giornata dove gli speaker avrebbero potuto rispondere alle domande dei partecipanti in tempo reale.
Ed ecco la  NUOVA formula del  DPE versione online.

• 5 giornate di formazione anzichè 1.
• Video rilasciati in gruppi, ogni  giorno, non  in streaming, ma registrati, per non vincolare in alcun  modo l’orario di visualizzazione.
• Aggiunta di contenuti extra (5 contenuti in  più oltre a quelli già previsti)
• Alla fine di ogni giornata, dalle ore 18.00, sessione Live con gli speaker andati in onda il giorno stesso  per permettere ai partecipanti di fare domande sugli argomenti mostrati nei video della giornata.
• Un’app,  gentilmente offerta da PubCoder con i  contenuti dell’evento da fruire su mobile ovunque si desideri.
• Gadget spediti a casa!
• Form  dei feedback in digitale realizzato con Google Form  e galleria fotografica a cura dei partecipanti che, se vorranno farsi un selfie ed inviarcelo saranno inseriti nella galleria fotografica di questa edizione. Ogni anno infatti  è presente un  fotografo che realizza gli scatti che potete vedere sul sito di Studio 361° dove sono presenti le scorse edizioni.

Dopo aver pianificato la teoria, sono  passata all’azione!

Coordinare la raccolta di materiali  di 22 persone non  è semplice.
I video sono contenuti pesanti e trasferirli da una parte all’altra richiede tempo e spazio….In questo periodo di quarantena forzata i professionisti del digitale sono ancora più impegnati del solito e quindi incastrare le esigenze e le tempistiche di tutti non è stata una cosa semplice.
Raggiungere con le comunicazioni gli iscritti, molti dei quali dipendenti di aziende chiuse e quindi a casa senza accesso alla casella mail aziendale non ha aiutato…
Se siete arrivati a leggere fino a qui significa che questa storia ha catturato il vostro  interesse, vi siete immaginati la sottoscritta che, senza battere ciglio si è impegnata al massimo per non deludere le aspettative delle persone che la seguono fiduciose da diversi anni.
Ebbene,  mentre scrivo questo articolo, sono ancora in piena attività, alcuni speaker non hanno ancora registrato  il proprio intervento, non sono stati montati alcuni video, ma tutto è sottocontrollo, siamo in  dirittura d’arrivo.
Ho visto i video di alcuni speaker che  sono  già pronti, sono  di altissima qualità.
Nonostante la difficoltà di essere a casa, in  alcuni  casi con  una connessione di scarsa qualità, hanno fornito dei contenuti di valore,  argomenti che ispireranno e stupiranno ancora una volta la platea che seguirà da casa questa edizione.
Realtà  aumentata, intelligenza artificiale, strategie per agenzie, utilizzo di Linkedin e Facebook, contenuti accessibili, video e audio, psicologia positiva e resilienza, Photoshop, Illustrator, Affinity, Dimension sono gli argomenti  che verranno trattati e rilasciati dal 20 al 24 aprile sul sito: http://www.digitalpublishingexplorers.it
Tutti  i giorni dalle ore 8.00 di mattina verranno rilasciati dei video registrati, in modo da non condizionare nessuno agli orari di streaming. Ognuno li può vedere nel momento che ritiene più opportuno.
Alla fine della giornata, alle ore 18.00 c’è l’appuntamento fisso con  una  sessione “dal vivo” grazie all’utilizzo di ZOOM e  in questo  momento della giornata i  partecipanti, gli speaker e gli sponsor possono interagire fra di loro.
Sessioni  di domande  e risposte, confronto e networking sono le parole chiave.
Questa è  stata l’idea che abbiamo deciso di  realizzare per mantenere fede all’effetto dal vivo che avremmo  avuto durante le pause caffè e la pausa pranzo dell’evento Live, ma ancora una volta, c’è un vantaggio:  non abbiamo  i minuti contati della giornata che deve concludersi e della Bicocca che deve chiudere!!! Non vediamo l’ora di vedere l’effetto di questa fase dell’evento.
E per quanto riguarda i  gadget?
Mentre sto scrivendo non è  ancora possibile muovere merci e persone liberamente, pertanto ci vorrà un  pò di pazienza, ma i gadget verranno spediti a tutti i partecipanti all’indirizzo di iscrizione indicato  a suo tempo. Come potevamo fare  altrimenti?
E per concludere in  bellezza c’è anche una SORPRESA IMPREVISTA.
PubCoder ha messo a disposizione uno Shelf che ospiterà tutti i contenuti dell’evento e l’app DPE  2020 sarà disponibile sugli store di Apple e di GooglePlay  dal  20 Aprile (Sperando che Google riesca in tempo  a pubblicare visto che c’è un messaggio di avviso sul loro Store……incrociamo le dita. Per gli utenti iOS, come sempre, nessun problema)

Ultimo aspetto importante, per il  feedback  dei partecipanti abbiamo creato un Google Form che raccoglierà tutti i dati sulla  qualità dell’evento e sul gradimento dei vari aspetti, come ogni edizione si tratta di un importante confronto con  gli iscritti per migliorare sempre di più il servizio offerto.

Al termine dell’evento Live di solito facciamo la fotografia di gruppo con tutti gli speaker. Per questa edizione ci dovremo accontentare di questa composizione.
Ecco qui sotto la fotografia di gruppo degli speaker dell’edizione 2020.

Addendum post evento.

Scrivo questa parte dell’articolo in seguito all’evento che si è concluso il 24 aprile 2030.
L’edizione digitale è stata molto apprezzata, sono arrivati complimenti per ogni aspetto: l’organizzazione, la quantità di contenuti erogati, la tempistica di erogazione.
Insomma non potevamo chiedere di più visti i presupposti dai quali siamo partiti.
Ora ci meritiamo qualche giorno  di riposo, ma stiamo già pensando ad iniziative che possano fare in modo che il Digital Publishing Explorers non rimanga un momento di formazione ed aggiornamento che si svolge solo 1 volta all’anno.
Continuate a seguirci per scoprire cosa bolle in pentola!!!